Dos და Dont ის Entering მონაცემთა Excel

01 08

Excel მონაცემთა შეყვანის მიმოხილვა

ამ tutorial მოიცავს ზოგიერთი ძირითადი DO და DON'Ts შესვლის მონაცემების ცხრილების პროგრამები, როგორიცაა Excel, Google ცხრილები და ღია ოფისი Calc.

მონაცემების სწორად შესვლისას პირველად შეიძლება თავიდან იქნას აცილებული პრობლემების თავიდან აცილება და გაუადვილოს Excel- ის ინსტრუმენტების და ფუნქციების გამოყენება, როგორიცაა ფორმულები და სქემები.

DO და DON'Ts არიან:

1. დაგეგმეთ თქვენი ცხრილები
2. არ წაშალოთ ცარიელი მწკრივი ან სვეტები, როდესაც შეიყვანეთ შესაბამისი მონაცემები
3. შეინახეთ ხშირად და გადავარჩინოთ ორ ადგილას
4. არ გამოიყენოთ ნომრები, როგორც სვეტის მეთაურთა და არ შეიცავს ერთეულებს მონაცემებით
5. გამოიყენეთ Cell წყაროები და დასახელებული საზღვრები ფორმულებით
6. არ დატოვოთ ფორმები, რომლებიც შეიცავს Unlocked Formulas
7. თქვენი მონაცემების დასალაგებლად

დაგეგმეთ თქვენი ცხრილები

როდესაც საქმე ეხება მონაცემების Excel, ეს არის კარგი იდეა, რომ გავაკეთოთ ცოტა დაგეგმვის სანამ დაიწყება ტიპის.

იცის, თუ რა სამუშაოები იქნება გამოყენებული, მონაცემები, რომელიც შეიცავს და რა მოხდება ამ მონაცემებით, მნიშვნელოვნად იმოქმედებს სამუშაოების საბოლოო განლაგებაზე.

დაგეგმარების დაწყებამდე დაგეგმვა მოგვიანებით დაზოგავს, თუ ცხრილების რეორგანიზაცია საჭიროებს უფრო ეფექტური და უფრო ადვილად მუშაობას.

განვიხილოთ ქულები

• რა არის ცხრილის მიზანი?
• რამდენი მონაცემები იქნება ცხრილების გამართვა?
• საჭიროა ჩარტებში?
• იქნება ცხრილების დაბეჭდვა?

რა არის სპექტრის მიზანი?

• ცხრილის დანიშნულება ხელს შეუწყობს მონაცემთა ადგილმდებარეობის განსაზღვრას, რადგან ყველაზე მნიშვნელოვანი ინფორმაცია უნდა იყოს ხილული და ადვილად ხელმისაწვდომი.
• რა გათვლებია საჭირო? გათვლები გავლენას ახდენს რა ფორმულები და ფუნქციები საჭიროა და სადაც ისინი განთავსდებიან.

რამდენი მონაცემები იქნება ცხრილების გამართვა?

ცხრილების თავდაპირველად ჩატარებული მონაცემების მოცულობა და რამდენი დაემატება მოგვიანებით გავლენას მოახდენს გამოყენებული სამუშაოების რაოდენობა.

• არ გაავრცელოთ თქვენი მონაცემები ძალიან ბევრი, რადგან მას შეუძლია კონკრეტული ინფორმაციის მოძიება და გაანგარიშება მრავალი ფურცლების ან სამუშაოების დაგეგმვაზე, შეიძლება დაიწყოს Excel- ის შესრულება.
• დიდი სამუშაოებისთვის, ზოგჯერ სასარგებლოა სვეტების მნიშვნელოვანი სვეტების ჩვენება, ვიდრე სვეტების სათაურების ზემოთ, ვიდრე მომხმარებლებისთვის, რათა გაეცათ ინფორმაცია სამუშაოების ბოლოში.

ჩარტებში საჭიროა?

თუ ყველა ან ნაწილი მონაცემები უნდა იყოს ნაჩვენები სქემა ან სქემები, ეს შეიძლება გავლენა მოახდინოს ინფორმაციის განლაგებაზე,

• დიაგრამის ტიპზე დამოკიდებულია მონაცემები, როგორც წესი, უნდა დაჯგუფდეს სხვაგვარად - ისეთი, როგორიც არის პიურე სქემებისთვის შემაჯამებელი ფართობი.
• დიდი ცხრილებისთვის, ჩარტებში შეიძლება გადავიდეს ცალკეული გვერდების განმუხტვისთვის

იქნება ცხრილების დაბეჭდვა?

როგორ ხდება მონაცემთა დამუშავება შეიძლება გავლენა იქონიოს იმ შემთხვევაში, თუ ყველა ან რამდენიმე მონაცემები იბეჭდება, რაც დამოკიდებულია თუ არა პორტრეტის ან ლანდშაფტის განლაგება და საჭიროა ფურცლების რაოდენობა.

• თუ პორტრეტული ხედვა რეგულარულ ზომის ქაღალდზე (8 1/2 X 11) უნდა იქნას გამოყენებული, განიხილოს რიგის უმეტესობა რიგებში რამდენიმე სვეტში, ისე, რომ ყველა სათაურები ჩანს ერთ ფურცზე.
• თუ საჭიროა მრავალი ფურცელი, განიხილეთ ბეჭდვის სვეტის სათაურები თითოეული გვერდის ზედა ნაწილზე, რათა წაიკითხოს მონაცემები უფრო ადვილია.
• თუ ბევრი სვეტის მონაცემები უნდა დაიბეჭდოს, ლანდშაფტის განლაგება შეიძლება ყველა გვერდს ჰქონდეს ერთ გვერდზე. კიდევ ერთხელ, თუ საჭიროა მრავალი ფურცელი, დაბეჭდეთ სვეტის სათაურები გვერდის თავზე.
• თუ ჩარტებში დაიბეჭდება, ცალკე ფურცლებზე გადასვლისას შეიძლება გამარტივდეს დავალება.

02 08

არ დატოვოთ ცარიელი რიგები ან სვეტები დაკავშირებული მონაცემებით

მონაცემთა ცხრილების ან მონათესავე მონაცემების სიაში ცარიელი რიგები ან სვეტები შეიძლება ძალზედ რთული გახდეს Excel- ის ფუნქციების ჩათვლით, როგორიცაა ჩარტებში, მდებარეობა მაგიდები და გარკვეული ფუნქციები.

ზედიზედ ან სვეტში შემცველი მონაცემების ცარიელი უჯრედიც კი შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები, როგორც გამოსახულების ზემოთ ნაჩვენები.

ცარიელი სივრცის არარსებობა ასევე გაუადვილებს Excel- ს, რათა გამოინახოს და შეარჩიოს ყველა დაკავშირებული მონაცემები სპექტრი, თუ ის მახასიათებლები, როგორიცაა დახარისხება , ფილტრაცია, ან AutoSum გამოიყენება.

იმის ნაცვლად, რომ დატოვოთ ცარიელი რიგები ან სვეტები, გამოიყენოთ საზღვრები ან ფორმატი სასაქონლო და ლეიბლები თამამი ან ხაზგასმით, რათა გატეხილიყო მონაცემები და წაიკითხონ ადვილად.

შეიყვანეთ თქვენი მონაცემები სვეტის ბრძენი, როდესაც შესაძლებელია.

• ცხრილის გაშვებისას, ქვემოთ მოყვანილი მონაცემების ცხრილის პირველი სვეტის ზედა ნაწილში აღინიშნოს აღწერითი სათაური.
• თუ არსებობს ერთზე მეტი მონაცემთა სერია, ჩაწერეთ მათ ერთი სვეტის შემდეგ (მარცხნიდან მარჯვნივ) სათაურში თითოეული მონაცემთა სერიის სათავეში.

ერთმანეთთან დაკავშირებული ცალკეული მონაცემები

მნიშვნელოვანია, რომ ერთმანეთთან დაკავშირებული მონაცემების შენახვა ერთად, ამავე დროს, სასარგებლოა მონაცემების ცალკეული მონაცემების გარეშე.

ცარიელია სვეტების ან რიგები შორის სხვადასხვა მონაცემთა მერყეობს ან სხვა მონაცემები worksheet კვლავ გაუადვილოს Excel სწორად აღმოაჩინოს და აირჩიეთ დაკავშირებული მერყეობს ან მაგიდები მონაცემები.

08 08

გადაარჩინე ფრიად

თქვენი სამუშაოს ხშირად გადანაწილების მნიშვნელობა არ შეიძლება იყოს გაზვიადებული - ან ძალიან ხშირად.

რა თქმა უნდა, თუ თქვენ იყენებთ ვებგვერდზე დაფუძნებულ ცხრილს - როგორიცაა Google Spreadsheets ან Excel Online - ის შენახვა არ არის საკითხი, რადგან არც პროგრამა არ გააჩნია შენახვა, მაგრამ ამის ნაცვლად მუშაობს ავტო შენახვის ფუნქციით.

კომპიუტერულ პროგრამებზე, თუმცა, ორი ან სამი ცვლილების შემდეგ - იქნება ეს დასძინა მონაცემები, მიღების ფორმატირება ცვლილება, ან შესვლის ფორმულა - შენახვა worksheet.

თუ ეს ძალიან ბევრია, შეინახეთ მინიმუმ ყოველ ორ ან სამ წუთში.

მიუხედავად იმისა, რომ კომპიუტერებისა და კომპიუტერის პროგრამული უზრუნველყოფის სტაბილურობა ბოლო წლების განმავლობაში გაუმჯობესდა, პროგრამა კვლავ დამსხვრევადია, ძალაუფლების ჩავარდნა ჯერ კიდევ ხდება და სხვა ადამიანები ზოგჯერ მოგზაურობენ თქვენი დენის კაბით და გაიყვანეთ იგი კედლისგან.

და როდესაც ეს მოხდება, დაკარგვა ნებისმიერი მონაცემები - დიდი ან პატარა - მხოლოდ ზრდის თქვენი დატვირთვა, როგორც თქვენ ცდილობენ აღდგენა, რაც თქვენ უკვე გაკეთდა.

Excel აქვს ავტო შენახვა ფუნქცია, რომელიც ჩვეულებრივ მუშაობს ძალიან კარგად, მაგრამ ეს არ უნდა დაეყრდნოს. მიიღეთ ჩვევა, რომ მიიღოთ საკუთარი მონაცემები ხშირი გადანაწილებით.

Shortcut შენახვა

შენახვა არ უნდა იყოს მყარი ამოცანა მაუსის გადასაადგილებლად და ხატულაზე დაჭერით, დაიმახსოვროთ კლავიშთა კომბინაციის კომბინაციის კომბინაცია:

Ctrl + S

შეინახეთ ორ ადგილას

გადარჩენის კიდევ ერთი ასპექტი, რომელიც არ შეიძლება იყოს გადაჭარბებული, არის თქვენი მონაცემების შენახვა ორი სხვადასხვა ადგილას.

მეორე ადგილი, რა თქმა უნდა, სარეზერვოა და ბევრჯერ ითქვა: "სარეზერვოები სადაზღვევოა: აქვს ერთი და ალბათ ამას არ სჭირდება, არ გყავს ერთი და ალბათ."

საუკეთესო სარეზერვო არის ის, რომ არის სხვადასხვა ფიზიკური მდებარეობის ორიგინალური. ყოველივე ამის შემდეგ, რა არის წერტილი ორი ასლი ფაილი, თუ ისინი

• იმავე მყარ დისკზე არიან?
• იმავე კომპიუტერზე, რომელიც გატაცებულია?
• იმავე შენობაში, რომელიც დამწვავს მიწას?

ვებ დაფუძნებული სარეზერვო

კიდევ ერთხელ, სარეზერვო არ უნდა იყოს მყარი ან შრომატევადი ამოცანა.

თუ უსაფრთხოება არ არის საკითხი - worksheet არის თქვენი DVD- ის სიაში - ელ-ფოსტის საშუალებით ასლი ელ-ფოსტის საშუალებით, ასე რომ ასლი სერვერზე რჩება სავარაუდოდ საკმარისი.

თუ უსაფრთხოება საკითხია, ვებ-შენახვის ვარიანტი ჯერ-ჯერობითაა - კომპანია, რომელიც სპეციალიზდება ამ სახის ნივთზე და ამით გადასახადს იხდის.

ონლაინ ცხრილების შემთხვევაში, სავარაუდოდ, პროგრამის მფლობელები უზრუნველყოფენ მათ სერვერებს - ეს მოიცავს ყველა მომხმარებლის მონაცემებს. მაგრამ უსაფრთხოდ იყავით, გადმოწერეთ ფაილი თქვენს კომპიუტერში.

04 08

არ გამოიყენოთ ნომრები, როგორც სვეტის მეთაურთა და არ შეიცავს ერთეულებს მონაცემებით

გამოიყენეთ სასაქონლო პოზიციები ზედა სვეტებისა და რიგების დასაწყისში თქვენი მონაცემების იდენტიფიცირების მიზნით, რადგან ისინი ოპერაციებს აწარმოებენ, როგორიცაა დახარისხება უფრო ადვილია, მაგრამ არ გამოიყენოთ ის ციფრები, როგორიცაა 2012, 2013 და ა.შ.

როგორც გამოსახულია ზემოთ გამოსახულებაში, სვეტი და ზედიზედ სასაქონლო პოზიციები, რომლებიც მხოლოდ რიცხვებით შეიძლება შეუმჩნეველი იყოს გაანგარიშებით. თუ თქვენი ფორმულები შეიცავს ფუნქციებს :

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

რომელიც ავტომატურად შეარჩიეთ ფუნქციის არგუმენტის მონაცემები .

როგორც წესი, ასეთი ფუნქციები პირველ რიგში გამოიყურება ნომრის სვეტებისთვის, სადაც ისინი მდებარეობს და შემდეგ მარცხნივ ნომრის რიგისთვის და ნებისმიერი სასაქონლო რიცხვი, რომელიც მხოლოდ ნომრებს მოიცავს, შერჩეულ დიაპაზონში შევა.

ნომრები, რომლებიც გამოიყენება ზედიზედ სასაქონლო პოზიციებზე, შეიძლება ცდება როგორც სხვა მონაცემების სერია, თუ შერჩეულია როგორც დიაგრამის დიაპაზონის ნაწილი, ისე როგორც ღერძი ეტიკეტები.

ფორმის ნომრები ფორმირების უჯრედებში ტექსტის სახით ან ტექსტური ეტიკეტების შექმნა ყოველი ნომრის წინამორბედს, როგორიცაა "2012 და 2013". აპოსტროფი არ უჩვენებს საკანში, მაგრამ ეს ცვლის ტექსტურ მონაცემებს.

შეინახეთ ერთეულები სასაქონლო პოზიციაში

ნუ: ვალუტის, ტემპერატურის, მანძილის ან სხვა ერთეულების შესასვლელად თითოეულ საკანში ნომრის მონაცემებით.

თუ ამის გაკეთება, კარგი შანსია, რომ Excel ან Google Spreadsheets იხილავთ თქვენს ყველა მონაცემს ტექსტის სახით.

ამის ნაცვლად, სვეტების ზედა ნაწილში სასაქონლო პოზიციების განთავსება, რაც, როგორც მოხდება, უზრუნველყოფს, რომ ეს სასაქონლო პოზიცია მაინც არის ტექსტი და არ შექმნის პრობლემას ზემოთ განხილულ პრობლემებზე.

ტექსტი მარცხნივ, რიცხვები მარჯვნივ

სწრაფი გზა გითხრათ, თუ თქვენ გაქვთ ტექსტური ან რიცხვითი მონაცემები, რომ შეამოწმოთ მონაცემები უჯრედში. ჩვეულებრივ, ტექსტის მონაცემები შეესაბამება მარცხნივ Excel- ისა და Google Spreadsheets- ში, ხოლო რიგი მონაცემები უჯრედის მარჯვენაა.

მიუხედავად იმისა, რომ ეს ნაგულისხმევი განლაგება მარტივად შეიძლება შეიცვალოს, ფორმატირება არ არის ჩვეულებრივ გამოყენებული, სანამ ყველა მონაცემები და ფორმულები შეყვანილია, ასე რომ ნაგულისხმევ განზომილება მოგცემთ ნახავს დასაწყისში, რომ რაღაც რამ არის სამუშაოში.

პროცენტი და ვალუტის სიმბოლოები

საუკეთესო პრაქტიკი სამუშაოების ყველა მონაცემში შესვლისთვის არის მხოლოდ ჩვეულებრივი რიცხვის შეყვანა, შემდეგ კი საკანში დაამზადეთ ნომრის სწორად ჩვენება - ეს მოიცავს პროცენტებსა და სავალუტო თანხებს.

Excel- ისა და Google Spreadsheets- ით მიიღებენ პროცენტულ სიმბოლოებს, რომლებიც უჯრედში აკრეფილია რიცხვით და ორივე ასევე აღიარებს საერთო ვალუტის სიმბოლოებს, როგორიცაა დოლარის ნიშანი ($) ან ბრიტანული ფუნტი სიმბოლო (£), თუ ისინი აკრეფილია უჯრედთან ერთად, მაგრამ სხვა ვალუტის სიმბოლოები, როგორიც არის სამხრეთ აფრიკის რანდი (R), სავარაუდოდ, როგორც ტექსტი.

პოტენციური პრობლემების თავიდან ასაცილებლად ზემოთ მოყვანილი საუკეთესო პრაქტიკის დაცვა და თანხის შეყვანა და შემდეგ ვალუტის გაცვლის ვალუტა , ვიდრე ვალუტის სიმბოლოში აკრეფა.

05 08

გამოიყენეთ Cell წყაროები და დასახელებული საზღვრები ფორმულებით

ორივე საკანში მითითება და დაასახელა მერყეობს შეიძლება გამოყენებულ იქნას და გამოიყენოს ფორმულები, რათა სწრაფად და მარტივად შეინარჩუნოს ფორმულები და გაფართოება, მთელი სამუშაო ვერსია, შეცდომები და დღემდე.

• უჯრედის დახასიათება წარმოადგენს სვეტის წერილებისა და უჯრედის რიგით რიცხვს, როგორიცაა A1, B23 და W987 და გამოიყენება მონაცემების ადგილმდებარეობის იდენტიფიცირებისათვის.
• დასახელებული დიაპაზონი ან განისაზღვრება სახელი უჯრედის მითითებაზე, რომლითაც გამოიყენება უჯრედების ან დიაპაზონის დიაპაზონის დიაგნოსტიკის სამუშაოები.

მითითება მონაცემთა ფორმულები

ფორმულები გამოიყენება Excel- ში კალკულაციების შესასრულებლად - როგორიცაა დამატებით ან გამოკლება.

თუ ფაქტობრივი რიცხვები შედის ფორმულები - როგორიცაა:

= 5 + 3

ყოველ ჯერზე, რომ მონაცემები იცვლება -თქვენ 7 და 6, ფორმულა უნდა იყოს რედაქტირებული და ციფრები შეიცვალა, ასე ფორმულა ხდება:

= 7 + 6

თუ, ნაცვლად, მონაცემები შევიდა უჯრედებში worksheet, საკანში ცნობას - ან სპექტრი სახელები - შეიძლება გამოყენებულ იქნას ფორმულა, ვიდრე ნომრები.

თუ მე -5 არის საკანში A1 და 3 შევიდა საკანში A2, ფორმულა ხდება:

= A1 + A2

მონაცემების განახლებისთვის, უჯრედების A1 და A2- ის შინაარსი შეიცვლება, მაგრამ ფორმულა იგივე რჩება - Excel ავტომატურად განაახლებს ფორმულის შედეგებს.

შემნახველი დრო და ძალისხმევა იზრდება იმ შემთხვევაში, თუ სამუშაო ფურცელი შეიცავს უფრო რთულ ფორმებს და თუ მრავალჯერადი ფორმულები ასახავს იგივე მონაცემებს, რადგან მონაცემთა საჭიროა მხოლოდ ერთ ადგილას შეიცვალოს და ყველა ფორმულა, რომელიც მითითებულია, განახლდება.

გამოყენებით საკანში ცნობას ან დაასახელა მერყეობს ასევე ხდის თქვენი worksheet უსაფრთხო, რადგან ეს საშუალებას გაძლევთ დაიცვას ფორმულები შემთხვევითი ცვლილებების ხოლო გასვლის მონაცემთა უჯრედების რომ შეიცვალოს ხელმისაწვდომი.

მიუთითეთ მონაცემები

Excel- ისა და Google Spreadsheets- ის კიდევ ერთი ფუნქცია ის არის, რომ ისინი საშუალებას მოგცემთ შეიყვანოთ საკანში მითითება ან დიაპაზონის სახელები ფორმულების გამოყენებით მიუთითებს - რაც მოიცავს საკანში დაწკაპუნებას ფორმულაში მითითების შეტანისას.

წრფივი ამცირებს შეცდომების შესაძლებლობას, რომელიც გამოწვეულია არასწორი უჯრედის მითითებით ან შეცდომაში შეყვანისას.

გამოიყენეთ დასახელებული საზღვრები მონაცემთა შერჩევისთვის

მასალის მონაცემების მინიჭება სახელს შეუძლია გაადვილოს, რათა შეარჩიოს მონაცემები ან ფილტრაციის ოპერაციების განხორციელებისას.

თუ მონაცემთა არეალის ზომა შეიცვლება, სახელითა რიგი ადვილად შეიძლება რედაქტირებული იყოს სახელის მენეჯერის გამოყენებით .

08 08

არ დატოვონ საკნები ფორმულას შემცველი დაუცველი

ამდენი დრო ხარჯვის შემდეგ მათი ფორმულები სწორი და სწორი საკანში მითითებით, ბევრ ადამიანს შეცდომის დატოვების შეცდომა დაუცველი შემთხვევითი ან განზრახ ცვლილებები.

უჯრედებში მონაცემები უჯრედში მოთავსებით და შემდეგ მითითება ფორმულაში, საშუალებას იძლევა საკნები, რომლებიც შეიცავს დაბლოკვას და, საჭიროების შემთხვევაში, დაცულია პაროლით დაცული.

ამავდროულად, მონაცემები, რომელიც შეიცავს მონაცემებს, შეიძლება განბლოკილი დარჩეს ისე, რომ ცვლილებები ადვილად შევიდნენ იმისათვის, რომ შეინახოთ ცხრილები დღემდე.

სამუშაოების ან სამუშაო წიგნის დაცვა ორმხრივი პროცესია:

1. დარწმუნდით, რომ სწორი საკნები ჩაკეტილია
2. გამოიყენეთ დაცვის ფურცლის ვარიანტი - და თუ სასურველია, დაამატეთ პაროლი

08 08

თქვენი მონაცემების დასალაგებლად

გააკეთეთ თქვენი მონაცემების დალაგება მას შემდეგ რაც დასრულდა.

მუშაობა Excel- ის ან Google Spreadsheets- ში მცირე რაოდენობის არასწორი მონაცემებით არ არის ჩვეულებრივი პრობლემა, მაგრამ რამდენი მონაცემები იზრდება ისე, რომ ის ეფექტურად მუშაობს.

დახარისხებული მონაცემები უფრო ადვილად გასაგები და ანალიზი და ზოგიერთი ფუნქციები და ინსტრუმენტები, როგორიცაა VLOOKUP და SUBTOTAL მოითხოვს დახარისხებულ მონაცემებს იმისათვის, რომ დაბრუნდნენ სწორი შედეგები.

გარდა ამისა, თქვენი მონაცემების დახარისხების სხვადასხვა გზა შეიძლება გაუადვილოს ადვილად გამოტოვოთ ტენდენციები, რომლებიც არ არის აშკარა პირველი.

მონაცემთა შერჩევის შერჩევა

სანამ მონაცემები შეიძლება დალაგებულია, Excel უნდა იცოდეს ზუსტი დიაპაზონი, რომელიც უნდა იყოს დახარისხებული, და, როგორც წესი, Excel საკმაოდ კარგია შერჩევის სფეროებში დაკავშირებული მონაცემები - იმდენად, რამდენადაც იგი შევიდა,

1. ცარიელი რიგები ან სვეტები არ იყო დაკავშირებული მონაცემთა მონაკვეთში;
2. და ცარიელი rows და სვეტების დარჩა შორის სფეროებში დაკავშირებული მონაცემები.

Excel კი განსაზღვრავს, სამართლიანად ზუსტად, თუ მონაცემთა ფართობი აქვს საველე სახელები და გამორიცხავს ამ მწკრივი საწყისი ჩანაწერები უნდა დახარისხებული.

თუმცა, საშუალებას აძლევს Excel- ს შერჩევის დიაპაზონის შერჩევა შეიძლება იყოს სარისკო - განსაკუთრებით დიდი რაოდენობით მონაცემები, რომლებიც ძნელია შემოწმება.

გამოყენებით სახელები შერჩევა მონაცემები

იმისათვის, რომ სწორი მონაცემები შეირჩეს, განსაზღვროთ დიაპაზონის დაწყებამდე დიაპაზონი.

თუ იგივე დიაპაზონი უნდა განისაზღვროს განმეორებით, საუკეთესო მიდგომაა, რომ მისცეს სახელი.

თუ სახელი განისაზღვრება დიაპაზონისთვის დალაგებული, შეიყვანეთ სახელი სახელწოდების ყუთში , ან შეარჩიეთ მასთან დაკავშირებული წვეთი სიიდან და Excel ავტომატურად ხაზს უსვამს მონაცემების სწორ სპექტრს სამუშაოების შესახებ.

დამალული რიგები და სვეტები და დახარისხება

დამალული რიგები და სვეტების მონაცემები არ გადაადგილდებოდნენ დროს დახარისხება, ამიტომ მათ უნდა იყოს unhidden სანამ სახის ხდება.

მაგალითად, თუ რიგი 7 იმალება, და ეს არის მთელი რიგი მონაცემები, რომლებიც დალაგებულია, ის დარჩება როგორც რიგი 7, ვიდრე გადაადგილდება მისი სწორი ადგილმდებარეობის შედეგად.

იგივე ეხება სვეტების მონაცემებს. რიგების მიხედვით დახარისხება მოიცავს მონაცემების დახარისხებას , მაგრამ თუ სვეტის B არის დამალული დაბლა, ის დარჩება სვეტი B- ს და არ უნდა იყოს რეგულირებული სხვა სვეტების დახარისხებით.

08 08

ყველა ნომრები უნდა იყოს მაღაზიები ნომრები

შენიშვნა: შეამოწმეთ, რომ ყველა ნომერი ინახება ნომრებით. თუ შედეგი არ არის, რას ფიქრობთ, სვეტი შეიძლება შეიცავდეს ნომრებს, როგორც ტექსტი და არა რიცხვები. მაგალითად, ზოგიერთ საბუღალტრო სისტემას ან წამყვან "(აპოსტროფი)" - ში ჩაწერილი რიცხვებიდან იბეჭდება უარყოფითი ციფრები.

როდესაც თქვენ სწრაფად დასალაგებლად მონაცემები AZ ან ZA ღილაკს, რამ შეიძლება წავიდეთ horribly არასწორია. თუ არსებობს ცარიელი მწკრივი ან ცარიელი სვეტები მონაცემთა ფარგლებში, მონაცემთა ნაწილი შესაძლოა დალაგდეს, ხოლო სხვა მონაცემები იგნორირებულია. წარმოიდგინეთ, რომ თქვენ გექნებათ, თუ სახელები და ტელეფონის ნომერი აღარ ემთხვევა, ან თუ ბრძანება წასვლა არასწორი მომხმარებელს!

მარტივი გზა, რათა უზრუნველყოს, რომ სწორი სპექტრი მონაცემები შერჩეული ადრე დახარისხება არის მისცეს სახელი.

მეორე ვარაუდი ზუსტად მოქმედებს Excel- ის ფორმით. თუ თქვენ გაქვთ ერთი საკანში შერჩეული, Excel ვრცელდება შერჩევა ასარჩევად დიაპაზონი (ისევე, როგორც დაჭერით Ctrl + Shift + 8), რომელიც შეზღუდულია ერთი ან მეტი ცარიელი სვეტებისა და რიგების მიხედვით. მას შემდეგ შეისწავლის პირველი რიგის შერჩეულ დიაპაზონში, რათა დადგინდეს, თუ ის შეიცავს სათაურს ინფორმაციას თუ არა.

ეს არის სადაც პანელი ინსტრუმენტების დახარისხება შეიძლება გახდეს სახიფათო თქვენი თავით (ვთქვათ, გაქვთ ერთი) უნდა აკმაყოფილებდეს გარკვეულ მკაცრ გაიდლაინებს, რათა Excel- ის აღიარება, როგორც თავით. მაგალითად, თუ რომელიმე უჯრა უჯრედების სათაურშია, Excel- ს შეუძლია ეს არ იყოს ჰედერი. ანალოგიურად, თუ სათაურების row ფორმირდება იგივე როგორც სხვა რიგები მონაცემთა დიაპაზონი, მაშინ შეიძლება არ აღიარებს მას. ასევე, თუ თქვენი მონაცემები მაგიდა შედგება მთლიანად ტექსტისა და თქვენი სათაურების row შეიცავს არაფერს, მაგრამ ტექსტი, პრაქტიკულად ყველა დროის-ვერ აღიარებს სათაურს. (რიგის გამოიყურება ისევე როგორც სხვა მონაცემები row ზე Excel.)

მხოლოდ შერჩევის შემდეგ სპექტრი და განსაზღვრის თუ არსებობს header row იქნება Excel გავაკეთოთ ფაქტობრივი დახარისხება. რამდენად კმაყოფილი ხართ შედეგებზე, დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ მიიღო Excel- ის სპექტრი შერჩევა და სათაურების სიის განსაზღვრა. მაგალითად, თუ Excel არ ფიქრობს, რომ ჰედერის რიგი გაქვთ და ამის გაკეთება გაქვთ, მაშინ თქვენი სათაურის მონაცემები დალაგებულია მონაცემების ორგანიზმში; ეს ზოგადად ცუდია.

დარწმუნდით, რომ თქვენი მონაცემების დიაპაზონი სწორად არის აღიარებული, გამოიყენეთ Ctrl + Shift + 8 კომბინაცია იმის შესახებ, თუ რა Excel- ს ირჩევს; ეს არის ის, რაც იქნება დახარისხებული. თუ ეს არ ემთხვევა თქვენს მოლოდინს, მაშინ საჭიროა შეცვალოთ მონაცემები თქვენს მაგიდაზე, ან აირჩიეთ დიაპაზონის დიალოგური ფანჯრის გამოყენებამდე მონაცემთა დიაპაზონის შერჩევა.

დარწმუნდით, რომ თქვენი სასაქონლო პოზიცია სწორად არის აღიარებული, გამოიყენეთ Ctrl + Shift + 8 კომბინაცია, რათა შეარჩიოთ მონაცემთა დიაპაზონი, შემდეგ შეხედეთ პირველ რიდს. თუ თქვენი ჰედერი აქვს პირველ რიგში შერჩეულ ცარიელ უჯრედებს ან პირველ რიდს, ისევე როგორც მეორე რიგის ფორმატის ფორმატში, ან გაქვთ ერთზე მეტი ჰედერის რიგი, მაშინ Excel- ი არ გექნებათ სათაურის რიგი. შეასწოროთ ეს, შეიტანეთ ცვლილებები თქვენს სათაურში, რათა დარწმუნდეთ, რომ სწორად არის აღიარებული Excel- ით.

საბოლოოდ, ყველა ფსონი შეიძლება იყოს გამორთული, თუ თქვენი მონაცემები ცხრილს მრავალრიცხოვან სათაურებს იყენებს. Excel აქვს რთული დრო აღიარების მათ. თქვენ შეამციროთ პრობლემა, როდესაც თქვენ ველით, რომ შეიცავდეს ცარიელი რიგები ამ თავით; უბრალოდ ავტომატურად ვერ გააკეთებს ამას. თუმცა, შეგიძლიათ აირჩიოთ ყველა რიგები, რომელთა დასალაგებლად გსურთ წასვლა. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, კონკრეტულად რა გსურთ Excel- ს დასალაგებლად; არ მისცეს Excel გააკეთოს ვარაუდები თქვენთვის.
თარიღები და Times შედგენილი როგორც ტექსტი

თუ თარიღის მიხედვით დახარისხების შედეგები არ გამოხატავს მოსალოდნელ მონაცემებს, სვეტის შემცველი სვეტის მონაცემები შეიძლება შეიცავდეს ტექსტურ მონაცემებს, ვიდრე ნომრებს (თარიღები და დრო მხოლოდ ფორმატის მონაცემებს).

ზემოთ აღწერილ სურათზე ალექს პეტერსონის ჩანაწერი დასრულდა სიის ბოლოში, როდესაც სესხის ამორჩეული თარიღის მიხედვით - 2014 წლის 5 ნოემბერს - ჩანაწერი უნდა ყოფილიყო ალექსანდრე უილსონის ჩანაწერის ზემოთ აქვს 5 ნოემბრის სესხის აღების თარიღი.

მოულოდნელი შედეგის მიზეზი ისაა, რომ ალექს პეტერსონის სესხების თარიღი ინახება როგორც ტექსტი, ისე როგორც ნომერი
შერეული მონაცემები და სწრაფი სახეები.

ტექსტისა და რიცხვითი მონაცემების შემცველი ჩანაწერების სწრაფი მეთოდის გამოყენებით, Excel- ს შეესაბამება ნომერი და ტექსტური მონაცემები ცალ-ცალკე - ჩანაწერების განთავსება ტექსტის მონაცემებით დახარისხებული სიის ბოლოში.

Excel ასევე შეიძლება შეიცავდეს სვეტის სათაურებს დალაგების შედეგებს - ესაუბრება მათ, როგორც ტექსტის მონაცემების მეორე რიგი, ვიდრე მონაცემთა ცხრილის საველე სახელები.
დაალაგეთ გაფრთხილებები - დალაგების დიალოგური ყუთი

გამოსახულების ზემოთ ნაჩვენები სახით, თუ სორტირების დიალოგური ფანჯარა გამოიყენება, ერთი სვეტისთვისაც კი, Excel აჩვენებს შეტყობინებას გაფრთხილებას, რომ ის შეინიშნება ტექსტის სახით და ინახავს არჩევანს:

დალაგებული ყველაფერი, რაც რიცხვს ჰგავს
დალაგებული ნომრები და ციფრები ცალკე ტექსტი

თუ პირველ ვარიანტს ირჩევთ, Excel შეეცდება ტექსტის მონაცემების განთავსება დალაგების შედეგების სწორი ადგილმდებარეობის დროს.

აირჩიეთ მეორე ვარიანტი და Excel განათავსებს ჩანაწერებს, რომლებიც შეიცავენ ტექსტის მონაცემებს ქვედა შედეგების ქვედა ნაწილში - ისევე, როგორც ამას სჭირდება სწრაფი კავშირი.