Microsoft- ის ფოსტის შერწყმის ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ გააგზავნოთ იგივე დოკუმენტი მცირე ცვლილებების მქონე მსხვილ მიმღებთათვის. ტერმინი "შერწყმა" მოდის ის ფაქტი, რომ ერთი დოკუმენტი (მაგალითად, მაგალითად) არის შერწყმული მონაცემთა წყარო დოკუმენტი, როგორიცაა ცხრილები .
Word- ის ფოსტა შერწყმა ფუნქცია ჩაირთოს მონაცემების Excel. მიუხედავად იმისა, რომ Word ასევე საშუალებას გაძლევთ შექმნათ საკუთარი მონაცემები წყარო, პარამეტრები ამ მონაცემების შეზღუდულია. გარდა ამისა, თუ თქვენ უკვე გაქვთ მონაცემები თქვენს ცხრილთან, ეს ბევრად არ იცილებს ყველა ინფორმაციის გადაწერას სიტყვის მონაცემთა წყაროში.
მომზადება თქვენი მონაცემები ფოსტა შერწყმა
თეორიულად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნებისმიერი Excel worksheet in Word გვერდის შერწყმა ფუნქცია გარეშე სპეციალური მომზადება. თუმცა, სასურველია, რომ თქვენ დრო სჭირდება, რათა დაამუშაოთ თქვენი worksheet ფოსტის შერწყმის პროცესის ოპტიმიზაცია.
აქ არის რამოდენიმე სახელმძღვანელო პრინციპი, რომ დაიცვას ფოსტის შერწყმა პროცესი უფრო შეუფერხებლად.
თქვენი ცხრილის მონაცემების ორგანიზება
აშკარაა, რომ თქვენი მონაცემები აშკარად უნდა იყოს ორგანიზებული რიგები და სვეტები. იფიქრეთ თითოეული მწკრივი, როგორც ერთი ჩანაწერი და თითოეული სვეტი, როგორც ველი, რომელსაც აპირებთ ჩასვათ თქვენს დოკუმენტში. (შეამოწმეთ Excel- ის მონაცემების შესვლის ინსტრუქცია, თუ საჭიროა გამაახალგაზრდავება.)
შექმნა ჰედერის ზომა
შექმენით ჰედერის რიგის ფურცელი, რომელიც აპირებთ გამოიყენოთ ფოსტის შერწყმისთვის. სათაურის რიგი არის ზედიზედ, რომელიც შეიცავს ქვემოთ მოყვანილი საკნების მონაცემებს. Excel შეიძლება იყოს finicky ხანდახან დიფერენცირების შორის მონაცემები და ეტიკეტები, ასე რომ ეს ნათელი გამოყენებით თამამი ტექსტი, საკანში საზღვრები და საკანში დაჩრდილვის, რომლებიც უნიკალურია სათაურის row. ეს უზრუნველყოფს Excel- ს განსხვავებულ მონაცემებს თქვენი მონაცემებისგან.
მოგვიანებით, როდესაც მთავარ დოკუმენტთან შერწყმისას, ეტიკეტები გამოჩნდება შერწყმის ველების სახელების სახით, ასე რომ არ იქნება დაბნეულობა, თუ რა მონაცემები შეიტანთ თქვენს დოკუმენტში. უფრო მეტიც, ეს კარგი პრაქტიკაა თქვენი სვეტის იარლიყი, რადგან ის ხელს უშლის მომხმარებლის შეცდომას.
განათავსეთ ყველა მონაცემი ერთი ფურცელზე
მონაცემები, რომელთანაც გსურთ გამოიყენოთ ფოსტის შერწყმის გამოყენება, ერთ ფურცელზე უნდა იყოს. თუ იგი სხვადასხვა ფურცლებზე ვრცელდება, საჭიროა ფურცლების შერწყმა ან მრავალჯერადი ფოსტის შერწყმა. ასევე, დარწმუნდით, რომ ფურცლები აშკარად დაასახელა , რადგან თქვენ შეძლებთ შეარჩიოთ ფურცელი, რომლის გამოყენების გარეშეც აპირებთ.
მონაცემთა წყარო ასოცირების შესახებ Mail Merge- ში
მომდევნო ნაბიჯი გვერდის შერწყმა პროცესი ასოცირდება თქვენი მომზადებული Excel ცხრილების თქვენი Word დოკუმენტი.
- On Mail Merge პანელი, დააჭირეთ ღია მონაცემთა წყარო ღილაკს.
- In Select მონაცემთა წყარო დიალოგური ფანჯარა, ნავიგაცია მეშვეობით ფოლდერები სანამ არ იპოვოთ თქვენი Excel workbook. თუ თქვენ ვერ იპოვით თქვენი Excel ფაილი, დარწმუნდით, რომ "ყველა მონაცემთა წყარო" შერჩეულია Dropdown მენიუში "ტიპის ფაილები".
- ორმაგი დაჭერით თქვენი წყაროს წყარო წყაროს, ან აირჩიეთ და დააჭირეთ გახსნას .
- აირჩიეთ ცხრილი დიალოგურ ფანჯარაში, აირჩიეთ Excel ფურცელი, რომელიც შეიცავს მონაცემებს, რომელთანაც გსურთ თქვენი დოკუმენტის შერწყმა.
- დარწმუნდით, რომ "ჩანართის სათაურების" მონაცემების პირველ გვერდზე "შემოწმება" შემოწმებულია.
- დააჭირეთ OK .
ახლა, რომ მონაცემთა წყარო დაკავშირებულია ძირითად დოკუმენტთან, შეგიძლიათ დაიწყოთ ტექსტის შეტანა და / ან თქვენი დოკუმენტის რედაქტირება. თქვენ არ შეგიძლიათ, თუმცა, შეიტანოთ ცვლილებები თქვენს მონაცემთა წყაროში Excel- ში; თუ საჭიროა ცვლილებების შეტანა მონაცემები, თქვენ უნდა დახუროთ მთავარ დოკუმენტში სიტყვა სანამ გახსენით მონაცემთა წყარო Excel.
თქვენი დოკუმენტში შერწყმის ველების დამატება ადვილია შემდეგი ნაბიჯებით:
- დააჭირეთ შრის შერწყმა საველე ღილაკს გვერდის შერწყმა პანელი. გამოჩნდება ჩარჩოს შერწყმა საველე დიალოგი.
- მონიშნეთ ველი ველში, რომელსაც გსურთ ჩაწეროთ სიიდან და დააჭირეთ ჩასმა .
- ყუთი ღია დარჩება, რომელიც საშუალებას მოგცემთ უფრო მეტი სფეროების ჩასმა. თუ ზედიზედ ერთზე მეტს მიამაგრებთ, სიტყვა არ ავტომატურად დაამატებთ სივრცეს თქვენს დოკუმენტში; ამის გაკეთება თავად უნდა გააკეთოთ მას შემდეგ, რაც დახურეთ დიალოგური ფანჯარა. თქვენს დოკუმენტში ნახავთ ველს სახელს, რომელსაც გარს ორმაგი ისრებით იხილავთ.
- როდესაც თქვენ კეთდება, დააწკაპუნეთ დახურვა .
მისამართი ბლოკის ჩასმა და მისალოცი გამოყენება - ყურადღებით
Microsoft- მა ცოტა ხნის წინ დაამატა ფოსტა შერწყმა ფუნქცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ჩასვათ მისამართი ბლოკები და მისალოცი ხაზები. პანელის შესაბამისი ღილაკის დაჭერით, Word- ი საშუალებას მოგცემთ ერთდროულად შეავსოთ რამდენიმე ველი, საერთო ვარიაციით მოწყობილი.
ჩასმა მისამართი ბლოკის ღილაკი არის მარცხნივ; ჩაწერის მისალოცი ხაზი მარჯვნივ.
გარდა ამისა, როდესაც თქვენ დააჭირეთ ღილაკს ან ღილაკს, Word აჩვენებს დიალოგურ ფანჯარაში, რომელიც გაძლევთ რამდენიმე ვარიანტს, თუ რომელი სფეროები გსურთ შეიყვანოთ, როგორ გინდათ მათ მოწყობა, რა პუნქტუაციის შეყვანა და სხვები. მიუხედავად იმისა, რომ ეს ჟღერს პირდაპირ საკმარისია და ის, თუ იყენებთ Word- ში შექმნილი მონაცემების წყაროს, შეგიძლიათ მიიღოთ დამაბნეველი თუ Excel- ის გამოყენებით.
გახსოვდეთ, როდესაც ამ მუხლის 1-ელ გვერდზე თქვენს სამუშაო ალბომში ჰედერის რიგის დასამატებელი რეკომენდაციის შესახებ? ისე, თუ თქვენ დაასახელა სფეროში რაღაც გარდა, თუ რა სიტყვა იყენებს როგორც საველე სახელი მსგავსი მონაცემები, Word შეიძლება ემთხვევა სფეროებში არასწორად.
ეს იმას ნიშნავს, თუ გამოიყენებთ ჩასმა მისამართს ბლოკზე ან მისალოცი ხაზის ღილაკზე ჩასმა , მონაცემები შესაძლოა სხვა ბრძანებაში გამოჩნდეს, ვიდრე თქვენ დააკონკრეტებთ, რადგან ეტიკეტები არ ემთხვევა. საბედნიეროდ, Microsoft მოსალოდნელი იყო და აშენდა Match Fields ფუნქცია, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ემთხვევა თქვენი სფეროში სახელები რომ სიტყვა იყენებს ბლოკები.
გამოყენებით მატჩი სფეროები სწორად რუკა საველე Labels
ემთხვევა სფეროებს, დაიცვას ეს ნაბიჯები:
- დაწკაპეთ ღილაკის მაუსი
- In Match Fields დიალოგი ყუთში, თქვენ იხილავთ სიაში Word- ის საველე სახელები მარცხნივ. ყუთში მარჯვენა მხარეს, თქვენ დაინახავთ dropdown ყუთების სვეტს. სახელი თითოეული dropdown ყუთში არის ველი, რომ სიტყვა იყენებს თითოეულ შესაბამის ველს მისამართი ბლოკში ან მისალოცი ხაზის ბლოკში. ნებისმიერი ცვლილების შესაქმნელად, უბრალოდ აირჩიეთ ველი ქვემოთ ჩამოსათვლელი ველიდან.
- ერთხელ თქვენ კეთდება ცვლილებების შეტანა, დააჭირეთ OK .
ასევე შეგიძლიათ შეიტანოთ მატჩის ველები დიალოგური ფანჯრის საშუალებით, ღილაკზე დაჭერით ღილაკზე დაჭერით ღილაკზე დაჭერით ღილაკზე დაჭერილი ღილაკის ან მისალოცი ხაზის დიალოგური ფანჯრების ღილაკზე დაჭერით.
ფოსტის შერწყმის დოკუმენტების ნახვა
სანამ მივდივართ თქვენი შერწყმული დოკუმენტების გადახედვისა და დაბეჭდვისას, შენიშვნა უნდა იყოს ფორმატის შესახებ: შერწყმის ველში დოკუმენტში ჩასმისას, Word არ აწარმოებს მონაცემთა წყაროს მონაცემების გაფორმებას.
გამოყენება სპეციალური ფორმატირება საწყისი წყარო ცხრილების
თუ გსურთ გამოიყენოთ სპეციალური ფორმატირება, როგორიცაა italics, თამამი ან ხაზგასმა, თქვენ უნდა გააკეთოთ ისე, რომ სიტყვა. თუ დოკუმენტებს ათვალიერებთ სფეროს, თქვენ უნდა შეარჩიოთ ორმაგი ისარი ორივე მხარეს, რომელზეც გსურთ გამოიყენოთ ფორმატირება. თუ დოკუმენტში შერწყმული მონაცემების ნახვა ხარ, უბრალოდ გსურთ ტექსტის შეცვლა.
გახსოვდეთ, რომ ნებისმიერი ცვლილება შეასრულებს ყველა შერწყმებულ დოკუმენტს, არა მხოლოდ ინდივიდს.
შერწყმის დამადასტურებელი დოკუმენტები
თქვენი შერწყმული დოკუმენტების წინასწარ დასათვალიერებლად დააჭირეთ ღილაკს " შერწყმული მონაცემთა" ღილაკს Mail Merge Toolbar. ეს ღილაკი მუშაობს როგორც გადართვის გადამრთველი, ასე რომ, თუ გვინდა დავუბრუნდეთ მხოლოდ ველებს და არ შეიცავს მონაცემებს, დააწკაპუნეთ მასზე ერთხელ.
თქვენ შეგიძლიათ ნავიგაცია მეშვეობით შერწყმული დოკუმენტების გამოყენებით სანავიგაციო ღილაკები Mail Merge პანელი. ისინი, მარცხნიდან მარჯვნივ: პირველი ჩანაწერი , წინა ჩანაწერი , გადადით ჩანაწერში , შემდეგი ჩანაწერი , ბოლო ჩანაწერი .
თქვენს დოკუმენტებთან შერწყებამდე, თქვენ უნდა გადახედოთ მათ ყველაფერს, ან იმდენივე, რამდენიც შეამოწმეთ, რომ ყველაფერი სწორად არის შერწყმული. განსაკუთრებული ყურადღება მიაქციეთ ისეთ რამეებს, როგორიცაა პუნქტუაცია და ინტერვალი შერწყმული მონაცემების გარშემო.
დაამთავრეთ თქვენი Mail Merge დოკუმენტი
როდესაც თქვენ მზად ხართ თქვენი დოკუმენტების შერწყმა, თქვენ გაქვთ ორი არჩევანი.
შერწყმა პრინტერს
პირველი არის შერწყმა მათ პრინტერზე. თუ თქვენ აირჩევთ ამ პარამეტრს, დოკუმენტები გადაეგზავნება პრინტერს ყოველგვარი მოდიფიკაციის გარეშე. შეგიძლიათ შეუერთდეთ პრინტერს, უბრალოდ დააჭირეთ ღილაკს პრინტერის პანელის ღილაკზე.
შერწყმა ახალი დოკუმენტი
თუ საჭიროა ზოგიერთი ან ყველა დოკუმენტის პერსონალიზაცია (თუმცა, გონივრული იქნებოდა პერსონალური შენიშვნებისთვის მონაცემების წყაროს შეყვანა), ან დაბეჭდვის წინ სხვა ცვლილებების მიღება, შეგიძლიათ ახალი დოკუმენტის შერწყმა; თუ ახალი დოკუმენტის შერწყმა, ფოსტის შერწყმა მთავარ დოკუმენტზე და მონაცემთა წყაროს დარჩება ხელუხლებელი, მაგრამ გექნებათ მეორე ფაილი, რომელიც შეიცავს შერწყმული დოკუმენტებს.
ამისათვის უბრალოდ დააჭირეთ ახალი დოკუმენტის პანელის შერწყმის ღილაკს.
რომელი მეთოდის შერჩევა, თქვენ მიიღებთ დიალოგურ ყუთს, რომელშიც შეგიძლიათ თქვათ სიტყვა, რომ შეიტანოთ ყველა ჩანაწერი, მიმდინარე ჩანაწერი ან ჩანაწერთა რიგი.
დააჭირეთ სასურველ არჩევანს მომდევნო ვარიანტის ღილაკს და დააჭირეთ OK .
თუ გსურთ შერწყმა სპექტრი, თქვენ უნდა დააყენოთ დასაწყისში ნომერი და საბოლოო ნომერი ჩანაწერების გსურთ შეიტანოთ შერწყმა სანამ დააჭირეთ OK .
თუ თქვენ აირჩევთ ბეჭდვის დოკუმენტები, მას შემდეგ, რაც დიალოგი ყუთი მოდის up, თქვენ წარმოდგენილია ბეჭდვის დიალოგი ყუთში. თქვენ შეგიძლიათ შეხვიდეთ მასთან, ისევე როგორც სხვა დოკუმენტთან დაკავშირებით.