ფოსტა შერწყმა არის ინსტრუმენტი, რომელიც ამარტივებს დოკუმენტების კომპლექტის შექმნას, რომლებიც მსგავსია, მაგრამ შეიცავს უნიკალურ და ცვლადი მონაცემთა ელემენტებს. ეს ხორციელდება მონაცემთა ბაზების დამაკავშირებელ მონაცემთა ბაზაში, რომელიც შეიცავს დოკუმენტებს, რომელიც შეიცავს შერწყმა სფეროებს, სადაც უნიკალური მონაცემები განთავსდება.
ფოსტა შერწყმა დაზოგავს თქვენ დროსა და ძალისხმევას ავტომატურად იმუშავებს სტანდარტიზებული მონაცემების შესასვლელად, როგორიცაა სახელები და მისამართები დოკუმენტში. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ დაუკავშირდით ფორმის წერილს კონტაქტების ჯგუფს Outlook- ში; ამ წერილს შეიძლება ჰქონდეს თითოეული საკონტაქტო პირისთვის შერწყმის საველე და ერთი შესაბამისი საკონტაქტო სახელი, როგორც ნაწილი წერილობითი მრწამსის ნაწილი.
ფოსტის შერწყმის გამოყენება
ფოსტა შერწყმა, ბევრი ადამიანი, conjures აზრები რუკიდან ფოსტა. მიუხედავად იმისა, რომ მარკეტინგის უმეტესობა ფოსტის შერწყმა გამოიყენებს დიდი რაოდენობით ფოსტის სწრაფად და მარტივად, ბევრი სხვა საშუალება შეიძლება გაოცება და შეცვალოს თქვენი დოკუმენტების შექმნა.
თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფოსტის შერწყმა ნებისმიერი სახის ბეჭდური დოკუმენტის შესაქმნელად, ასევე ელექტრონულად გავრცელებული დოკუმენტები და ფაქსები. სახის დოკუმენტები შეგიძლიათ შექმნათ ფოსტა შერწყმა პრაქტიკულად უსაზღვროა. აი ზოგიერთი მაგალითი:
- კატალოგები
- ინვენტარი
- ინვოისები
- იარლიყები
- კონვერტები
- და, რა თქმა უნდა, წერილები
როდესაც smartly გამოყენებული, ფოსტა შერწყმა შეუძლია გააუმჯობესოს თქვენი პროდუქტიულობა ძალიან. მას ასევე შეუძლია გააძლიეროს დოკუმენტაციის ეფექტურობა. მაგალითად, მიმღების სახელები ან სხვა ელემენტები, რომლებიც კონკრეტულად თითოეული მიმღების წერილებს ადგენენ, წარმოგიდგენთ გაპრიალებულ, პირად სურათს, რომელიც სცადებს შედეგის სურვილს.
ანატომია ფოსტა შერწყმა
ფოსტა შერწყმა შედგება ორი ძირითადი ნაწილისაგან: დოკუმენტი და მონაცემთა წყარო , რომელიც ასევე არის მოხსენიებული, როგორც მონაცემთა ბაზაში, Microsoft Word- ი ამარტივებს თქვენს მუშაობას, გამოიყენოთ სხვა ოფისის პროგრამები, როგორიცაა Excel და Outlook როგორც მონაცემთა წყაროები. თუ თქვენ გაქვთ სრული ოფისი სუიტა, გამოიყენეთ მისი ერთ-ერთი პროგრამა, როგორც თქვენი მონაცემთა წყარო მარტივია, მოსახერხებელი და რეკომენდირებულია. თქვენი კონტაქტების კონტაქტებში უკვე შეყვანილი კონტაქტების გამოყენება, მაგალითად, შეინახება თქვენ მიერ სხვა ინფორმაციის წყაროს ხელახლა შესვლისგან. არსებული Excel- ის გამოყენებით თქვენ უფრო მეტი მოქნილობა იძლევა თქვენს მონაცემებს, ვიდრე მონაცემთა წყაროს შექმნა.
თუ თქვენ გაქვთ მხოლოდ Word პროგრამა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფოსტის შერწყმის ფუნქცია. Word- ს უნარი აქვს შექმნას სრულად დააკონფიგურიროთ მონაცემთა წყარო თქვენთვის, რათა გამოიყენოთ თქვენი ფოსტა შერწყმა.
შექმნის Mail Merge
ფოსტა შერწყმა შეიძლება რთული და კომპლექსური, მონაცემთა მძიმე საბუთები, რომლებიც შეიძლება დიდ მონაცემთა ბაზებთან დაკავშირებით იყოს დარწმუნებული. სიტყვა, თუმცა, ამარტივებს ჩამოყალიბების ფოსტა შერწყმა საერთო მიზნებისათვის უზრუნველყოფს ოსტატები, რომ ფეხით თქვენ მეშვეობით პროცესში აკავშირებს თქვენი დოკუმენტი მონაცემთა ბაზაში. ზოგადად, თქვენ შეგიძლიათ დაასრულოთ პროცესი 10-ზე მეტად მარტივი ნაბიჯებით, მათ შორის შეცდომების მოძიებასა და კორექტირების ჩათვლით. ეს უფრო ნაკლებია, ვიდრე თქვენი დოკუმენტის მომზადება ხელით მიიღებს და გაცილებით ნაკლებ დროსა და გართობასთან ერთად.