როგორ უსაფრთხოდ გაუზიაროთ ფაილები ადამიანებს
SharePoint Online, Cloud- ის სერვისი, რომელიც Microsoft- ს მასპინძლობს, არის ოფისის 365 გეგმის ნაწილი, ან მისი მიღება შესაძლებელია SharePoint Server- ზე. ახალი და განახლებული SharePoint- ის ონლაინ სერვისებში მთავარი ინტერესი არის ინტერაქტიული საუბრების გაუმჯობესება ინტერნეტში და გაადვილოს უფრო უსაფრთხო და გაზიარდეს დოკუმენტების გაზიარება.
თუ თქვენ უკვე ხართ SharePoint Online მომხმარებელი, თქვენ შეგიძლიათ წინასწარ განახლებული სერვისები. SharePoint Online- მა ახლა გამოიყენა მობილური ტელეფონებისა და ტაბლეტების გამოყენება და არაჩვეულებრივი სოციალური გამოცდილება. ასევე შედის ოფისი 365 არის OneDrive for Business, პროფესიული ვერსია OneDrive ამისთვის დოკუმენტი შენახვის ღრუბელი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ სინქრონიზაციის ფაილი ინახება თქვენს კომპიუტერში ან კომპანიის სერვერზე.
ორგანიზება ნებართვები და მომხმარებლები ჯგუფებში
SharePoint Online- ში დოკუმენტების გაზიარების ნებართვა საუკეთესოდ გაკეთებულია სასურველი მომხმარებლის ხელმისაწვდომობის მიხედვით. SharePoint Online- ის ნებართვების დონეებია:
- სტუმრები - დოკუმენტების ნახვა ბრაუზერში
- წევრები - დოკუმენტაციის რედაქტირება ან წვლილი
- მესაკუთრეებს - აქვთ SharePoint Online- ის სრული კონტროლის ნებართვა
სტუმრებისთვის დოკუმენტების ჩამოტვირთვის მიზნით, ნებართვა უნდა შეიცავდეს "წაკითხვის" ხელმისაწვდომობას.
ახალი ჯგუფის სახელები შეიძლება შეიქმნას კონკრეტული მომხმარებლის ჯგუფის ან გუნდის თანამშრომლობა . "საიტის დიზაინერები", "ავტორები" და "მომხმარებლები" არიან მაგალითები.
დოკუმენტების გაზიარება თქვენი ორგანიზაციის გარეთ
გარე მომხმარებლებს, როგორც წესი, მომწოდებლები, კონსულტანტები და კლიენტები, რომელთაც სურთ დროდადრო დოკუმენტების გაზიარება.
SharePoint Online- ის მფლობელები, რომლებსაც აქვთ სრული კონტროლის ნებართვა, შეუძლიათ გაავრცელონ დოკუმენტები გარე მომხმარებლებთან. გარე წევრებს შეიძლება დაემატოს ვიზიტორი ან წევრი მომხმარებლის ჯგუფების უკეთ მართვის ნებართვების დოკუმენტების გაზიარება.
- გაუზიარეთ სასტუმრო ბმულები. სტუმრის ბმული შეიძლება გაიგზავნოს ელ-ფოსტით, რათა იხილოთ დოკუმენტები SharePoint Online Document Library- დან. რისკის მინიმუმამდე შემცირება, რომ დოკუმენტები ვინმეს გაუზიარონ, შეგიძლიათ გარე მომხმარებლების შესვლის უფლება მოითხოვოთ. ეს ნაბიჯი ითხოვს სტუმრების (ან წაშლაზე წვდომის უფლების მქონე) მომხმარებლების შექმნას ნებართვების ჯგუფს, რათა უზრუნველყოს სასტუმროს ბმულები გახსნა ანონიმური მომხმარებლები.
- გაზიარება წევრებთან. თუ თქვენს გარე მომხმარებელს აქვს ოფცია 365-ზე გამოწერა ან თქვენი საიტის წევრები, შეგიძლიათ მოითხოვოთ მათ, რომ გაზიარებულ დოკუმენტებზე წვდომამდე შესულიყვნენ. ეს ნაბიჯი მიიჩნევს, რომ თქვენ დაემატა მათ წევრ ნებართვების ჯგუფს. გარე რეკლამის გარეშე Microsoft Office- ს შეუძლია ჩამოტვირთოთ ფაილი, რადგან მათ წვდომის წაკითხვის უფლება აქვთ.
- გაუზიარეთ საჯარო ბმული OneDrive- ის ბიზნესს. OneDrive არის დოკუმენტის შენახვის ფართობი განთავსებული ოფისი 365 თუ თქვენი სერვისი განახლდა. OneDrive არის საუკეთესო გამოყენებული გაზიარება ფაილი გარე საჯარო წევრებს ცალკე SharePoint ონლაინი დოკუმენტი ბიბლიოთეკა. OneDrive შეიძლება ფიქრობდეს, როგორც დოკუმენტის საბოლოო ვერსია, რომელიც იხილავს საზოგადოებას, მაგალითად ვებ-გვერდის ან ბლოგის ბმულს, მაგალითად. შენი SharePoint Online დოკუმენტაციის ბიბლიოთეკა შეიძლება იყოს წყარო, ასე რომ გააკეთოთ ეგზემპლარი OneDrive- ისთვის, რათა დაგეხმაროთ განასხვავოთ ორი სფერო, თუ აირჩევთ OneDrive- ის გამოყენებას.
- თქვენი ორგანიზაციის შიგნით დოკუმენტების გაზიარება. შიდა მომხმარებლები არიან თქვენი ორგანიზაციის ან სხვა განყოფილებების მქონე ადამიანები. როგორც წესი, თქვენ იზიარებთ დოკუმენტებს სხვაგვარად, იმის მიხედვით, თუ თქვენ მუშაობთ და ითანამშრომლებთ ჯგუფში ან ინტრანეტის შესახებ დოკუმენტების გამოქვეყნება სხვებისთვის, რათა იხილოთ ცოდნის ან დოკუმენტის ვერსია.
- გაზიარება წევრებთან. Office 365- ის გამოყენებით SharePoint Online- ი უზრუნველყოფს ოფისის ვებ აპლიკაციებს, ბრაუზერის დაფუძნებულ მსუბუქი მომსახურებას, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ონლაინში შესაქმნელად, რედაქტირებისთვის და გაზიარება. Microsoft Office- ის მომხმარებლებმა შეიძლება შეინარჩუნონ ფაილები კომპიუტერიდან SharePoint Online- ში შენახული ფაილებით, რათა გაიზიარონ წევრები. ასევე, Microsoft Office- ის მომხმარებლებმა შეიძლება გაუზიარონ SharePoint Online- დან კომპიუტერის ან მობილური მოწყობილობის ფაილი და ფოლდერები სინქრონიზაციისთვის.
- გაზიარება არმქონეებთან. თქვენი ორგანიზაციის ყველას არ აქვს საოფისე 365-ის ხელმოწერა, დოკუმენტების გაზიარება ნებართვის ჯგუფის მიხედვით. მაგალითად, თქვენს ორგანიზაციაში აღმასრულებელ გუნდებს არ უნდა ჰქონდეთ ისეთი მარკეტინგული დოკუმენტაციის ბიბლიოთეკა, სადაც ბაზრის სადაზვერვო ან მომხმარებელთა გამოცდილები არიან დაკავებული.
- გაზიარება OneDrive- დან თქვენ შეგიძლიათ გაზიაროთ ფაილები შიდა მომხმარებლებთან ერთად OneDrive- დან. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ OneDrive როგორც დადგმა ფართობი დოკუმენტების გადაგზავნაზე SharePoint Online Document Library- ში.