პატარა ორგანიზაცია მიდის გრძელი გზა, როდესაც თქვენ ეძებთ ფაილებს
თუ უფრო მეტი დრო გაატარებთ თქვენს Microsoft Word ფაილებს, ვიდრე ისინი მუშაობენ, მაშინ დროა ისარგებლოს ზოგიერთი ორგანიზაციული მახასიათებლებით Word და თქვენი კომპიუტერის შეთავაზება.
შენახვა ყველა სიტყვა ფაილების დაბრუნება
შენახვის ყველა Word ფაილის ერთად გადახედვისას გამოსახულება ან მინიატურა ხდის მათ ადვილად იდენტიფიცირება გახსნის გარეშე. თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ ყველა Word დოკუმენტი გადახედვისას ან მინიატურების გამოსახულებით მხოლოდ რამდენიმე ნაბიჯის შემდეგ:
- გახსენით Microsoft Word.
- დაწკაპეთ ფაილი მენიუში.
- აირჩიეთ განლაგება ქვემოთ ჩამოთვლილ მენიუში.
- დააჭირეთ რეზიუმეს tab.
- შეინახეთ გამშვები ნიშნის გადატანა შემდეგი სურათის შენახვა ამ დოკუმენტთან ან შეინახეთ გამოსახულება ყველა Word დოკუმენტისთვის (გამომდინარე თქვენი Word Word- ის მიხედვით).
- დააჭირეთ OK .
განაახლოთ Word დოკუმენტის თვისებები
თუ თქვენ მუშაობთ მასიური რაოდენობით Word დოკუმენტებთან, რომლებსაც აქვთ მსგავსი სახელები და ადგილები, თქვენ აუცილებლად გინდათ ისარგებლოთ Word- ის დოკუმენტის თვისებების მახასიათებლებით . გადადით ფაილში > Properties > რეზიუმეში და მოიცავს კომენტარებს, საკვანძო სიტყვებს, კატეგორიას, სათაურს ან საგანი ინფორმაციას, რაც დაგეხმარებათ ფაილების განმასხვავებლად. როდესაც საქმე დროულად მიდის, სიტყვა შეგიძლიათ იპოვოთ ზუსტად ის, რაც გჭირდებათ.
ჩადება საქაღალდეები თქვენს კომპიუტერში და გამოიყენე ისინი
შექმენით ერთი საქაღალდე ყველა თქვენი Word დოკუმენტისთვის წინ და მიუთითეთ ის, რასაც არ დაივიწყებთ - "MyWordDocs". შეიტანეთ ის ფოლდერები, რომლებსაც იცნობთ და გამოიყენებთ მათ. თუ თქვენ ხართ პასუხისმგებელი ყოველკვირეული შეხვედრის აღნიშვნების წარმოებაზე, მაგალითად, გააკეთეთ ფოლდერები ამ შენიშვნებისთვის და მოიცავს დამატებით საქაღალდეებს შიგნით ან თვის განმავლობაში.
თუ თქვენ გაქვთ კომპიუტერთან მიმოფანტული წლის დოკუმენტების წლები და არ გაქვთ დრო, რომ გახსენით ისინი და გადაწყვიტონ, არიან თუ არა ისინი მეპატრონებს თუ არა, ყოველწლიურად გააკეთე ფოლდერები, რომლებიც ძველი დოკუმენტები არიან ერთი საქაღალდე, 2011 წელს სხვა და ასე სანამ არ გაქვთ დრო, რომ დავუბრუნდეთ მათ.
გამოიყენეთ თანმიმდევრული ფაილის დასახელების სისტემა
დასახელების სისტემის ჩამოყალიბება, ალბათ, ყველაზე მნიშვნელოვანია, რაც შეგიძლიათ გააკეთოთ, რათა დაეხმაროს იმ დროს, როდესაც საქმე თქვენთვის სასურველი ფაილების მოძებნაა. არ არსებობს ერთი სწორი გზა, რათა დაასახელოთ თქვენი ფაილი, მაგრამ კრეფა დასახელებისგან სისტემა და მისი გამოყენება თანმიმდევრულად ღირს ძალისხმევა. წინადადებები:
- შეიტანეთ დოკუმენტის ტიპი, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გითხრათ, რომ ნებისმიერი ფაილის სახელი, რომელიც შეიცავს "კონტრაქტს", "იჯარით" ან "ბიულეტენი" არ არის წერილი, რომელსაც ეძებთ.
- დაიწყეთ სახელი კლიენტის სახელით (ან მიმღების გვარი, თუ დოკუმენტები წერილები არიან).
- შეიტანეთ თარიღი ფაილის სახელის მიხედვით.
მიიღეთ დრო
იმ შემთხვევაში, თუ თქვენს კომპიუტერში უკვე დამაგრებულია ფაილები, ნუ ეცდებით თქვენს ორგანიზაციულ პრობლემებს ერთდროულად. შეწყვიტე სამუშაოს მართვა მართვადი დარტყმებისა და გაატარეთ 15 წუთის განმავლობაში. როგორც თქვენს გარშემო მყოფი Word Word ფაილი თქვენს კომპიუტერში, დააყენა მათ ერთი ფოლდერები, რომ თქვენ გააკეთა, მიიღოს ახალი საქაღალდე, ან წაშლა, თუ აღარ სჭირდება მათ. თუ თქვენ ვერ შეაჩერებთ თქვენს აზრს, ჩააბარეთ ისინი "HoldUntilDate" - ის სახით და მომავალში საკმარისი დრო გაქვთ, რომ თუ არ გახსენით ფოლდერი მაშინ, თქვენ კომფორტულად იგრძნობთ წაშლას. როგორიც არ უნდა იყოს საქაღალდეების ტიპები, დააყენე ისინი ყველა ერთ დიდ Word საქაღალდეში, ასე რომ თქვენ იცით, სად უნდა გამოიყურებოდეს.