თუ უმეტეს წევრებს მოსწონთ, ალბათ არ გაატარებთ ძალიან დიდ დროს ფიქრობთ იმაზე, თუ რა უნდა გააკეთოთ თქვენი დოკუმენტები, როდესაც მათი შენახვა ხარ. სამწუხაროდ, ეს ძნელია იპოვოთ ფაილი, რომელიც გსურთ მოძებნოთ ცოტაოდენი ძიების გარეშე - თქვენ შეიძლება კიდევ რამდენიმე ფაილი გახსენით, რომ იპოვოთ თქვენთვის სასურველი.
თქვენს დოკუმენტებში დასახელებული სისტემის შემუშავება და მისი გამოყენების ჩვევაში დაზოგავთ დრო და იმედგაცრუება, როდესაც დრო სჭირდება დოკუმენტის განთავსების საჭიროებას. იმის ნაცვლად, რომ უცვლელ დოკუმენტებთან შედარებით ჩხრეკის გარეშე მოძებნოთ, დასახელების სისტემა დაგეხმარებათ თქვენი ძიების დაჩქარებაში.
მარჯვენა დასახელების სისტემა
არ არსებობს ერთი სწორი გზა, რათა დაასახელოთ თქვენი ფაილი, და დასახელების სისტემები განსხვავდება მომხმარებლის მომხმარებლისთვის. მნიშვნელოვანია ის მეთოდი, რომელიც გაგებით მოგანიჭებს, შემდეგ კი თანმიმდევრულად იყენებს. აქ არის რამოდენიმე რჩევა მისაღებად თქვენ დაიწყო:
- დოკუმენტის შედგენის თარიღით შეიტანეთ თქვენი ფაილის სახელი: ეს პოტენციურად არის ერთ-ერთი ყველაზე სასარგებლო ელემენტი, რომელიც შეიტანება ფაილის სახით, განსაკუთრებით მაშინ, როცა კორესპონდენციასთან დაკავშირებთ. მაშინაც კი, თუ არ ახსოვთ ზუსტად მაშინ, როდესაც დოკუმენტი შედგება, თქვენ სავარაუდოდ შეძლებთ თქვენი ძიების გარკვეულ პერიოდს.
- შეიტანეთ მიმღების სახელი თქვენი სახელის სახელით: ეს არის განსაკუთრებით ძვირფასი პრაქტიკა, როდესაც მუშაობს წერილებთან, მაგრამ ეს შეიძლება იყოს სხვა სახის დოკუმენტებისთვის მოსახერხებელი ელემენტი, როგორიცაა კონტრაქტები, memos და თუნდაც შენიშვნები.
- მიუთითეთ რა ტიპის დოკუმენტი ფაილი: ისევ, ეს ჩანს, როგორც გარკვეული მომხმარებლისთვის, და ეს იმიტომ, რომ ეს არის ასეთი მნიშვნელოვანი ნაწილია ფაილის სახელი. თუ თქვენ ეძებთ წერილს, თქვენ შეგიძლიათ წაშალოთ ფაილი, რომელსაც აქვს "ხელშეკრულება" ან "შენიშვნები".
- ყურადღება მიაქციეთ, თუ როგორ შეუკვეთოთ ფაილების ელემენტების შეკვეთა: მიუხედავად იმისა, რომ ეს არ დაგეხმარებათ თქვენი ფაილების დიფერენცირებაში, ეს დაგეხმარებათ, რათა მოძებნოთ ისინი, როდესაც ეძებთ. Word- ის , ან Windows Explorer- ში ღია დიალოგური ფანჯრის გამოყენებით დახარისხების კონტროლის გამოყენებით, თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ თქვენი ფაილები ანბანური (ან რიცხვით), რათა ისინი შეიტანოთ პირველი სიმბოლოთი ფაილის სახელით.
ეს არ არის ამომწურავი ჩამონათვალი რჩევების დასახელების შესახებ, მაგრამ კარგი ადგილია. ერთხელ თქვენ დაიწყებთ პრაქტიკას თქვენი ფაილების შედგენის თანმიმდევრობით, თქვენ განავითარებთ სისტემას, რომელიც საუკეთესოდ მუშაობს თქვენთვის და სავარაუდოდ, თქვენი საკუთარი ხრიკებით გაჩნდება.