არსებობს ბევრი კარგი მიზეზი, რის გამოც გადიდება ქაღალდის დოკუმენტების დიდი დახმარება, როდესაც საქმე ეხება თქვენი სახლის ოფისს (ან, ამ საკითხზე, თქვენს სახლში). უპირველეს ყოვლისა, თქვენ შეგიძლიათ მოშორება ბევრი დამატებითი ქაღალდი, რომელიც crammed შევიდა უჯრით და ფაილი, ან აღების ღირებული მაგიდა სივრცეში.
ციფრული ფაილი (თუნდაც PDFs) შეიძლება მოაქცია საძიებო ფაილი გამოყენებით ოპტიკური ხასიათი აღიარება (OCR) პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც, როგორც წესი, გააჩნია პრინტერი (HP აქვს ძალიან მაგარი ვიდეო, რომელიც განმარტავს, თუ როგორ OCR მუშაობს და როგორ შეიძლება დაეხმაროს გაამარტივებს ამოცანა გამარტივდეს თქვენი ცხოვრება).
ეს იმას ნიშნავს, რომ არა მხოლოდ თქვენი ინფორმაცია არ აყენებს რომელიმე ოთახს, ასევე გაცილებით ადვილია, ვიდრე ეს იქნება ქაღალდზე. და თქვენ შეგიძლიათ შეინახოთ თქვენი ციფრული ფაილი, თუმცა გსურთ - CD ან DVD, ფლეშ დრაივი, ონლაინ შენახვის ობიექტის ან ყველა ზემოთ. ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ დარწმუნებული იყოთ, რომ როდესაც რაღაც სჭირდება, შეგიძლიათ მიიღოთ ხელები.
როდესაც თქვენ დაიწყებთ ციფრული ფაილების გადიფიკაციას, ეს შესანიშნავი დროა, რომ შეიქმნას ორგანიზებული კომპლექტი ფაილები, რაც თქვენს ცხოვრებას უფრო ადვილად გახდის. იფიქროთ კატეგორიის დოკუმენტებზე, რომლებიც გჭირდებათ და შექმენით საქაღალდე თითოეული. საკრედიტო ბარათის ქვითრები ერთ საქაღალდეში; მანქანის სადაზღვევო დოკუმენტაცია სხვა ტელეფონის გადასახადები, სასურსათო ქვითრები, სახლის სარემონტო გადასახადები და ა.შ., შეიძლება მიეცეს ცალკე საქაღალდეები. თითოეული საქაღალდის ფარგლებში ყოველწლიურად (ან თვეში) ქვეფრონტერების შექმნაა. ეს ბევრად უფრო ადვილია ორგანიზებული სისტემის მოწყობაში, შემდეგ უბრალოდ ახალი დოკუმენტირება დაამატოთ მარჯვენა ფაილის სახით, ვიდრე მიდიხარ, ვიდრე ცდილობს, რომ სისტემაში ახალი სისტემის მიღება სცადოს.
დარწმუნდით, რომ თქვენი სკანერი ან პრინტერი მოვიდა OCR- ის პროგრამულიებით (ABBYY FineReader პროგრამული პაკეტით ჩნდება ბევრი პრინტერები და სკანერები I ტესტი). თუ თქვენ ვერ პოულობთ, არ პანიკა. არსებობს კარგი შანსი, რომ თქვენ უკვე გაქვთ გარკვეული წესიერი OCR პროგრამული უზრუნველყოფა უკვე დაინსტალირებული თქვენს კომპიუტერში, რადგან თქვენ იყენებთ Windows- ს. ზემოთ OCR პროგრამული უზრუნველყოფა თქვენ უკვე გაგიწევთ პროცესის განთავსებით და გამოყენებისას პროგრამული უზრუნველყოფა ერთად თქვენი სკანერი შესაქმნელად რედაქტირებადი დოკუმენტები.
რა თქმა უნდა, ეს კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი მომენტია: დოკუმენტის სკანერი მაინც უნდა გქონდეთ, თუ ამ სამუშაოს გაკეთებას აპირებთ. ეს არ უნდა იყოს ძვირი, ან ლამაზი. თუ არ გყავთ ერთი, ახლა კარგი დროა, რომ ვეძებოთ ერთი; იწყება ფოტო სკანერისა და დოკუმენტის სკანერების ამ მიმოხილვა რამდენიმე საუკეთესო ყიდვისთვის. თუ არ გსურთ ცალკე სკანერი, იაფია ყველა- in-one პრინტერი გააკეთებს სამუშაოს შესანიშნავად კარგად.
აქ არის რთული ნაწილი. მიღება სისტემაში არ არის ძალიან სახიფათო; თუნდაც სკანირება თქვენი დოკუმენტებზე არ იქნება ძალიან მკაცრი. რა ძნელია დარწმუნებული, რომ ავტომატურად ამას ყოველ ჯერზე მიიღებთ ახალ ქვითარს ან დოკუმენტებზე. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ნაშრომები კვლავ დაიწყებენ მოხსენებას და იგრძნობთ, თითქოს შენს დროს კარგავს. ასე რომ, გამყარებაში!