Როგორ დაიცვას Microsoft Office ფაილები

Microsoft Office- ის ვერსიის მიხედვით თქვენ იყენებთ, შეიძლება შეიცავდეს სხვადასხვა პროგრამებს. ბაზის შეთავაზება, როგორც წესი, შეიცავს Word, Excel, PowerPoint და Outlook. PowerPoint არ ჩანს შესთავაზოს ნებისმიერი თანდაყოლილი უსაფრთხოების, მაგრამ Word, Excel და Outlook ყველა უზრუნველყოფს გარკვეული დონის დაშიფვრის.

Word Docs- ის უზრუნველყოფა

Microsoft Word დოკუმენტების (Word 2000 და უფრო ახალი), შეგიძლიათ აირჩიოთ უმაღლესი დონის უსაფრთხოების როდესაც შენახვა ფაილი. უბრალოდ დაწკაპვით "შენახვა", დააჭირეთ ფაილს , შემდეგ შეინახეთ და დაიცავით ეს ნაბიჯები:

1. დააწკაპუნეთ ღილაკზე მარჯვენა ღილაკის საქაღალდეში შენახვისას დიალოგური ფანჯრის შენახვა
2. დააჭირეთ უსაფრთხოების პარამეტრები
3. უსაფრთხოების პარამეტრები ყუთი უზრუნველყოფს სხვადასხვა ვარიანტებს:
   • პაროლის შესაცვლელად პაროლის გასახსნელად შეგიძლიათ შეიყვანოთ პაროლი, თუ გსურთ ფაილი სრულიად მიუწვდომელი იყოს პაროლის გარეშე
   • 2002 წლის და 2002 წლის სიტყვებით შეგიძლიათ დააჭიროთ ღილაკს გაფართოებული ღილაკს პაროლით, რათა აირჩიოთ მაღალი დონის დაშიფვრა, რაც კიდევ უფრო რთულია შესვენება
   • პაროლის შესაცვლელად შეგიძლიათ პაროლი შეცვალოთ პაროლით, თუ სხვისთვის გახსნილია ფაილი, მაგრამ გსურთ შეზღუდოთ ვის შეუძლია შეცვალოს ფაილი
4. უშიშროების ოფისის ყუთში ასევე მოცემულია გარკვეული არჩევანი დოკუმენტის კონფიდენციალურობის დაცვის მიზნით:
   • პირადი მონაცემების წაშლა ფაილების თვისებებიდან შენახვაზე
   • დაიბარეთ დაბეჭდვის, შენახვის ან გაგზავნის წინ, რომელიც შეიცავს ჩანაწერებს ცვლილებებს ან კომენტარებს
   • შეინახეთ შემთხვევითი რიცხვი შერწყმის სიზუსტის გასაუმჯობესებლად
   • ჩადება ფარული მარკირების ჩანს გახსნისას ან გადარჩენისას
5. დააჭირეთ ღილაკს OK დახურვა უსაფრთხოების პარამეტრები ყუთში
6. აირჩიეთ თქვენი ფაილის სახელი და დააჭირეთ შენახვას

უზრუნველყოფა Excel ფაილები

Excel გთავაზობთ Microsoft- ს Word- ის დაცვას. დაწკაპეთ ფაილი , შენახვა როგორც და დაიცვას ეს ნაბიჯები:

1. დააწკაპუნეთ ღილაკზე მარჯვენა ღილაკის საქაღალდეში შენახვისას დიალოგური ფანჯრის შენახვა
2. დაწკაპეთ ზოგადი პარამეტრები
3. პაროლის შესაცვლელად პაროლის გასახსნელად შეგიძლიათ შეიყვანოთ პაროლი, თუ გსურთ ფაილი სრულიად მიუწვდომელი იყოს პაროლის გარეშე
   • თქვენ შეგიძლიათ დააჭიროთ ღილაკს " Advanced" ღილაკს, რათა აირჩიოთ უფრო მაღალი დონის encryption, რაც კიდევ უფრო რთული შესვენება შევიდა
4. პაროლის შესაცვლელად შეგიძლიათ პაროლი შეცვალოთ პაროლით, თუ სხვისთვის გახსნილია ფაილი, მაგრამ გსურთ შეზღუდოთ ვის შეუძლია შეცვალოს ფაილი
5. დააჭირეთ ღილაკს OK დახურვა გენერალური პარამეტრები ყუთში
6. აირჩიეთ თქვენი ფაილის სახელი და დააჭირეთ შენახვას

უზრუნველყოფა Outlook PST ფაილები

ფაქტობრივი ციფრული ხელმოწერის და შემომავალი ან გამავალი ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებები და მათი ფაილის attachments არის მთელი ცალკე საკითხი, რომელიც განმარტა კიდევ ერთხელ. თუმცა, თუ მოხდება თქვენი Microsoft Outlook- ის ფოლდერების მონაცემების ექსპორტირება PST ფაილში, შეგიძლიათ დაამატოთ დაცვა, რათა უზრუნველყონ მონაცემები სხვათათვის ხელმისაწვდომი არ არის. უბრალოდ მიჰყევით ამ ნაბიჯებს:

1. დაწკაპეთ ფაილი
2. აირჩიეთ იმპორტი და ექსპორტი
3. აირჩიეთ ექსპორტი ფაილის და დააწკაპუნეთ შემდეგი
4. აირჩიეთ პერსონალური საქაღალდის ფაილი (.pst) და დააჭირეთ შემდეგი
5. აირჩიეთ საქაღალდე ან ფოლდერები, რომელთაც სურთ ექსპორტის (და აირჩიეთ ჩარჩო ჩართეთ subfolders თუ გსურთ) და შემდეგ დააჭირეთ შემდეგი
6. აირჩიე გამომავალი გზა და ფაილის სახელი და აირჩიეთ ერთი ვარიანტი თქვენი ექსპორტის ფაილი, შემდეგ დააჭირეთ Finish
   • გადაიტანეთ ეგზემპლარი ნივთები ექსპორტირებული
   • შექმენით დუბლიკატი ელემენტი
   • ნუ დუბლირებული ნივთები ექსპორტი
7. Encryption Setting- ში , აირჩიეთ შემდეგი ვარიანტები
   • არა კოდირება
   • კომპრესიული კოდირება
   • მაღალი შიფრაცია
8. ეკრანის ქვედა ნაწილში შეიყვანეთ პაროლი დაშიფრული PST ფაილების გასახსნელად (უნდა შეიტანოთ იგივე პაროლი ორივე ყუთში, რათა შეამოწმონ პაროლი, რომლითაც აპირებდით თქვენს მიერ შექმნილ გზას, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენ ვერ შეძლებთ გახსნას საკუთარი ფაილი)
   • აირჩიეთ თუ არა ეს პაროლი პაროლის სიაში
9. დააჭირეთ OK დასრულებას ფაილის ექსპორტი

(რედაქტირებულია Andy O'Donnell)