Ელფოსტის წესები პროფესიონალებისათვის

Netiquette თქვენ უნდა იცოდეს

მიუხედავად იმისა, რომ ყველას იყენებს ელ- ფოსტისთვის მინიმუმ რამდენიმე ბიზნეს კომუნიკაცია, ზოგიერთი ჩვენგანი ელ-ფოსტად გამოიყენებს ჩვენს ყოველდღიურ მუშაობას. ჩვენ ვიყენებთ ელ-ფოსტას კლიენტებთან, თანაგუნდელებთან, ზემდგომებთან და შესაძლო ახალ დასაქმებებთან ან შესაძლო ახალ დამსაქმებლებთან კომუნიკაციისთვის. დიახ, ეს ადამიანები დაგვჯანმრთელებენ ჩვენი შესაძლებლობით, გამოვიყენოთ მკაფიო და პროფესიული წერილობითი შეტყობინება.

Email ეტიკეტი, ან 'netiquette', უკვე გარშემო 27 წლის მსოფლიო ქსელში. Netiquette არის კომპლექტი ფართოდ მიღებული სახელმძღვანელო პრინციპებს, თუ როგორ უნდა აჩვენოს პატივისცემა და კომპეტენციის თქვენი ელ. სამწუხაროდ, არიან ადამიანები, რომლებმაც არასდროს არ მიუღიათ დრო, რომ ისწავლონ ელ-ფოსტის ნიმუში ბიზნესისთვის. კიდევ უფრო უარესი: არიან ადამიანები, რომლებიც დაბნეულობენ ელ-ფოსტაზე ტექსტური შეტყობინებების ფხვიერი და არაფორმალური სტილით.

ნუ ცუდად crafted ელ მოკვლა თქვენი სანდოობის მომხმარებელს ან უმაღლესი ან პოტენციური დამსაქმებელი. აქ არის ელფოსტის netiquette წესები, რომელიც მოგემსახურება კარგად, და შეინახოთ თქვენ არეულობის სამუშაო ადგილი.

10 of 01

ელ-ფოსტის მისამართი, როგორც უკანასკნელს, სანამ გაგზავნით.

ეს, როგორც ჩანს, კონ- ინტუიტიურია, მაგრამ ეს შესანიშნავი ფორმაა. თქვენ დაველოდებით თქვენს წერილსა და კორექტულ დასასრულს ელ-ფოსტის მისამართით ელ-ფოსტის მისამართით . ეს ტექნიკა დაზოგავს თქვენს მიერ შემთხვევით გაგზავნის შეტყობინებას, სანამ არ დასრულდება თქვენი შინაარსი და გადამოწმება.

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია უფრო ელფოსტისთვის, რომელსაც აქვს მგრძნობიარე შინაარსი, როგორც სამუშაო განაცხადის წარდგენა, მომხმარებელთა შეკითხვის პასუხად ან თქვენი გუნდისთვის ცუდი ინფორმაციის გაცნობა. ამ შემთხვევაში, ელფოსტის შეცდომის დაცვა უზრუნველყოფს უსაფრთხოებას, როდესაც საჭიროა თქვენი ელ-ფოსტის გადასალახავად თქვენი აზრების შეგროვება და რეაქცია თქვენი სიტყვების გათვალისწინებით.

თუ ელ.ფოსტას პასუხობთ და განიხილავთ შინაარსს სენსიტიურობას, უბრალოდ წაშალეთ მიმღების ელექტრონული ფოსტის მისამართი დროებით, სანამ არ არის მზად და გააგზავნოთ მისამართი. თქვენ შეიძლება ალტერნატიულად მოჭრილი და ამოწურა მიმღების ელექტრონული ფოსტის მისამართი Notepad ფაილი ან OneNote გვერდი, დაწერე ელფოსტა, და შემდეგ დაჭრილი და ჩასვით ელფოსტის მისამართი უკან.

გწამს ეს: ცარიელი ელფოსტის მისამართი ხაზი, ხოლო ავტორიზაციის გადაარჩენს თქვენ მნიშვნელოვანი მწუხარება ერთ დღეს!

10 of 02

Triple შეამოწმეთ, რომ თქვენ emailing სწორი პირი.

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ მუშაობთ დიდ კომპანიაში ან სამთავრობო დეპარტამენტში. როდესაც "მაიკ" ან "ჰეინტერს" ან "მოჰამედს" გაუგზავნით მგრძნობიარე ელფოსტა, თქვენი ელ-ფოსტის პროგრამული უზრუნველყოფა გსურთ წინასწარ მოგვაწოდოთ სრული მისამართი თქვენთვის. შენი მსგავსი პოპულარული სახელები თქვენი კომპანიის მისამართების წიგნში ბევრ შედეგს მოახდენს და შესაძლოა მოგვიანებით გააგზავნოთ თქვენი ვიცე-პრეზიდენტი, ან კონფიდენციალური პასუხი ხალხის წინაშე.

მადლობა # 1 netiquette წესი, თქვენ დაუტოვებიათ მისამართით ბოლომდე, ასე სამჯერ შემოწმების მიმღები ელექტრონული ფოსტის მისამართი უნდა წავიდეთ შეუფერხებლად, როგორც თქვენი ბოლო ნაბიჯი სანამ გაგზავნის!

10 of 03

თავიდან აცილება "ყველაფერს პასუხი", განსაკუთრებით დიდი კომპანია.

როდესაც მიიღებთ ათობით ადამიანზე გადაცემულ სამაუწყებლო გადაცემას, ეს ბრძენია მხოლოდ გამგზავნის პასუხზე. ეს განსაკუთრებით აღსანიშნავია, თუ ეს არის ტელეკომპანიის დიდი განაწილების სიები.

მაგალითად: გენერალური მენეჯერი მთელს კომპანიას აწვდის საავტომობილო პარკირებას სამხრეთ ლოტისთვის და მას სთხოვს ხალხს პატივი მიაგონ დანომრილი და დანიშნულ სადგომები, რომლითაც თანამშრომლები გადაიხდიან. თუ თქვენ დააჭირეთ "ყველაფერს პასუხს" და დაიწყეთ უკმაყოფილება, რომ სხვა თანამშრომლები თქვენს პირად სატრანსპორტო საშუალებებზე დააკვირდებიან და შენს ნაკაწეს გადააჭარბებთ, შენს კარიერას დააზარალებს, რომელსაც კომპანია shmuck გახდება.

არავის არ სურს მიიღოს შეტყობინებები, რომლებიც არ ვრცელდება მათზე . უფრო მეტიც, არავის არ ეთანხმება ჯგუფის მიმართ პრეტენზიას ან მოსმენას თქვენი პირადი საჩივრების შესახებ ეთერში.

ამ faux pas- ის თავიდან ასაცილებლად და გამომგზავნის ინდივიდუალურ პასუხს გამოიყენე როგორც ნაგულისხმები. აუცილებლად იხილეთ ქვემოთ # 9 წესიც.

10 of 10

გამოიყენეთ პროფესიონალური მილოცვა საეკლესიო გამონათქვამების ნაცვლად.

პროფესიონალური ელფოსტის შესაქმნელად საუკეთესო საშუალებაა შემდეგი რედაქციით:

1. კარგი შუადღე, ქალბატონი.
2. გამარჯობა, პროექტის გუნდი და მოხალისეები.
3. ჰოი, ჯენიფერი.
დილა მშვიდობისა, პატრიკ.

ნუ, არავითარ პირობებში, გამოიყენე შემდეგი პროფესიული ელფოსტის დაწყება:

1. Hey,
2. სუ, გუნდი!
3. Hi, Jen.
4. მორინნი, პატ.

სალაპარაკო სიტყვები, როგორიცაა "hey", "yo", "sup" შეიძლება, როგორც ჩანს, მეგობრული და თბილი თქვენ, მაგრამ ისინი რეალურად erode თქვენი სანდოობის ბიზნეს გარემოში. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს კოლოქვიალიზმები საუბრის დროს, როდესაც თქვენ გაქვთ სხვა პიროვნებასთან სანდო ურთიერთობა, ეს არის ცუდი იდეა, რომ გამოიყენოთ ეს სიტყვები ბიზნეს ელ.

გარდა ამისა, ეს არის ცუდი ფორმა მიიღოს spelling კომბინაციები, როგორიცაა 'mornin'. ძალიან ცუდი ფორმაა ვინმეს სახელის შემცირება (ჯენიფერ -> ჯენი), თუ ეს პირი პირდაპირ გთხოვს ამის გაკეთებას.

როგორც ნებისმიერი ინტელექტუალური ბიზნეს კომუნიკაცია, ეს არის ჭკვიანი შეცდომა მხრიდან ყოფნა ძალიან ფორმალური და დემონსტრირება, რომ თქვენ გვჯერა ეტიკეტი და პატივისცემა.

10 of 05

Proofread ყველა გაგზავნა, თითქოს თქვენი პროფესიული რეპუტაციის დამოკიდებული მასზე.

სინამდვილეში, თქვენი რეპუტაცია ადვილად დემონტაჟს ცუდი გრამატიკით, ცუდი მართლწერისა და ცუდად შერჩეული სიტყვებით.

წარმოიდგინეთ, თუ თქვენი პროფესიონალიზმი მოხვდება, თუ შემთხვევით გააგზავნით " თქვენ უნდა შეამოწმოთ თქვენი მეთიუ , ალა ", როდესაც ნამდვილად გულისხმობდი, რომ თქვა: " თქვენ უნდა შეამოწმოთ თქვენი მათემატიკის, ალმა" . ან თუ გეტყვით: " მე შემიძლია გავაკეთო ინტერვალი ხვალ ", როცა გულისხმობ " ინტერვიუს ხვალ ".

Proofread ყველა ელ თქვენ გააგზავნით; გააკეთე ის, თითქოს თქვენი პროფესიული რეპუტაცია დამოკიდებულია მასზე.

10 of 06

მოკლე და მკაფიო საგნობრივი ხაზი სასწაულებს მიაღწევს (და წაიკითხეთ).

სათაური ხაზი არის როგორც საკომუნიკაციო სათაური და გზა შეჯამება და tag თქვენი ელ, ასე რომ შეიძლება ადვილად ი მოგვიანებით. ეს უნდა შეჯამდეს შინაარსი და სასურველი ქმედება.

მაგალითად, სათაური: "ყავა" არ არის ძალიან მკაფიო.

ამის ნაცვლად, სცადეთ "პერსონალის ყავის პრეფერენციები: თქვენი პასუხი აუცილებელია"

როგორც მეორე მაგალითია, თემა " თქვენი თხოვნა " ძალიან ბუნდოვანია.

ამის ნაცვლად, სცადეთ გააზრებული საგნის ხაზი: " თქვენი მოთხოვნა პარკირების შესახებ: მეტი დეტალები საჭიროა" .

07-დან 10-მდე

გამოიყენეთ მხოლოდ ორი კლასიკური შრიფტი: Arial და Times Roman ვარიანტები, შავი მელნით.

ეს შეიძლება იყოს მაცდური რომ დაამატოთ თანამედროვე შრიფტის სახეები და ფერები თქვენი ელ, რათა ის flashy, მაგრამ თქვენ უკეთესი იქნება გამოყენებით შავი 12-pt ან 10-pt Arial ან Times New Roman. ანალოგიური ვარიანტები, როგორიცაა ტაჰომას ან კალიბრი, კარგად არიან. და თუ ყურადღებას ამახვილებთ კონკრეტულ ფრაზას ან ტყვიაზე, მაშინ წითელი მელნის ან თამამი შრიფტი შეიძლება ძალიან სასარგებლო იყოს მოდერაში.

პრობლემა ისაა, როდესაც თქვენი ელფოსტა დაიწყება არაკორუმპირებული და გაუთვალისწინებელი ან დაიწყოს თქვენი მხრიდან თქვენი გადაბირების ან დამღუპველი დამოკიდებულება. ბიზნესის სამყაროში, ხალხს სურს კომუნიკაციები სანდო და ნათელი და მოკლე, არ დეკორატიული და ყურადღების გადასატანი.

10 of 08

თავიდან იქნას აცილებული სარკასტული და უარყოფითი / თოკული ტონები, ნებისმიერ ფასად.

ელ-ფოსტა ყოველთვის არ იძლევა ვოკალური ინფექციისა და სხეულის ენის გადმოცემას. რას ფიქრობთ პირდაპირი და პირდაპირი შეიძლება რეალურად გვხვდება, როგორც მკაცრი და ნიშნავს მას შემდეგ, რაც თქვენს ელ. არ გამოიყენოთ სიტყვა 'გთხოვთ' და 'მადლობა' გამოიწვევს უარყოფითი undercurrents. და რა იმოქმედებს იუმორისტულ და სინათლეზე, შეიძლება სინამდვილეში გადასცენ, როგორც დამამცირებელი და უხეში.

ელვისადმი პატივისცემისა და პიროვნული განწყობის მიღება პრაქტიკაში და ბევრ გამოცდილებას იღებს. ეს ეხმარება, როდესაც წაიკითხეთ წერილი ხმამაღლა საკუთარ თავს, ან თუნდაც ვინმეს წინაშე გაგზავნის. თუ ელ-ფოსტის შესახებ არაფერი იგულისხმება ან მკაცრი, მაშინ გადაწერა.

თუ თქვენ ჯერ კიდევ დავრჩებით, თუ როგორ უნდა გადმოგცეთ ელფოსტის ტონში რაღაც, მაშინ სერიოზულად განიხილეთ ტელეფონის ჩამოყრა და მიმოწერა როგორც მიმოწერაში.

გახსოვდეთ: ელ-ფოსტა სამუდამოდ არის და მას შემდეგ, რაც გააგზავნით შეტყობინებას

10 of 09

ვარაუდობენ, რომ სამყარო წაიკითხავს თქვენს ელ-ფოსტას, ამიტომ გეგმის შესაბამისად.

სინამდვილეში, ელფოსტა სამუდამოდ არის. ეს შეიძლება გადაგზავნილი იყოს ასობით ადამიანი წამში. სამართალდამცავების მიერ შეიძლება დარეკოს და საგადასახადო აუდიტორებმა უნდა იქნეს გამოძიება. მას შეუძლია ისიც გახდეს საინფორმაციო ან სოციალური მედია.

ეს არის ფართო და საშიში პასუხისმგებლობა, მაგრამ ეს არის ის, რომ ჩვენ ყველა მხარს ვუჭერთ: რას წერენ ელექტრონული ფოსტით ადვილად შეიძლება გახდეს საჯარო ცოდნა. ამოირჩიეთ სიტყვები ფრთხილად, და თუ ფიქრობთ, რომ არსებობს რაიმე შანსი, რომ ის შეიძლება დაგბრუნდეს, მაშინ სერიოზულად არ განიხილავს შეტყობინებას.

10 of 10

ყოველთვის დასრულდა მოკლე კლასები "მადლობა" და ხელმოწერის ბლოკი.

ძალაუფლების niceties, როგორიცაა "მადლობა" და "გთხოვთ" არიან immeasureable. გარდა ამისა, დამატებით რამდენიმე წამში შეიტანეთ თქვენი პროფესიული ხელმოწერის ბლოკი საუბრობს თქვენს ყურადღების დეტალებზე, და რომ თქვენი კომუნიკაციის მფლობელობაში დაიბრუნეთ თქვენი სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია.

გამარჯობა, შილიშე.

მადლობას გიხდით გამოძიების შესახებ ჩვენი ნაქარგები TGI Sportswear- ში. მე ძალიან ბედნიერი ვიქნები თქვენთან ტელეფონით, რომ უფრო მეტი გითხრათ ჩვენს სპორტულ ქურთუკებზე თქვენი გუნდისთვის. ამ კვირაში მოგვიანებით შეგვეძლო ჩვენი შოურუმში მოინახულეთ და მეჩვენება ჩვენს ნიმუშებს პირადად.

რა რიცხვი შემიძლია დარეკვა? დღეს ხელმისაწვდომია 13:00 საათის შემდეგ.

გმადლობთ,

პოლ გიილსი
კლიენტის სერვისების დირექტორი
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"თქვენი ბრენდინგი ჩვენი ფოკუსია"